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Was gehört in eine business case präsentation vorlage?
Eine gute Business-Case-Präsentation beantwortet in 10 bis 12 Folien eine einzige Managementfrage: Lohnt sich diese Initiative gegenüber den Alternativen? Dafür braucht sie Problem, Zielbild, Optionen, Kosten, Nutzen, Finanzkennzahlen, Risiken, Zeitplan und eine klare Entscheidungsempfehlung.
microTOOL beschreibt den Business Case als Bewertung von Nutzen, Kosten, Risiken und Zeitplanung eines neuen Projekts. PMI betont zusätzlich, dass ein Business Case die formale Rechtfertigung für den Einsatz begrenzter Ressourcen liefert und auch die Option „nichts tun“ enthalten sollte.
Die 12-Folien-Struktur
| Folie | Titel | Inhalt | Entscheidungsnutzen |
|---|---|---|---|
| 1 | Executive Summary | Problem, empfohlene Lösung, Investition, Nutzen, Entscheidung | Sofortige Orientierung für Vorstand oder Geschäftsführung |
| 2 | Ausgangslage | Aktuelle Situation, Schmerzpunkte, messbare Auswirkungen | Warum jetzt gehandelt werden muss |
| 3 | Zielbild | Business-Ziele, Scope, Nicht-Scope, Erfolgskriterien | Klärt, woran Erfolg gemessen wird |
| 4 | Optionenvergleich | Nichts tun, Minimaloption, empfohlene Option | Zeigt, dass Alternativen geprüft wurden |
| 5 | Empfohlene Lösung | Umfang, Lieferobjekte, Zielgruppen, Prozessänderung | Macht die Investition konkret |
| 6 | Nutzenmodell | Einsparungen, Mehrumsatz, Produktivität, qualitative Vorteile | Verbindet Lösung mit messbarem Wert |
| 7 | Kostenmodell | Einmalige Kosten, laufende Kosten, interne Aufwände | Zeigt den vollständigen Finanzbedarf |
| 8 | ROI, NPV und Payback | Kapitalwert, Amortisation, Return on Investment | Verdichtet die Wirtschaftlichkeit |
| 9 | Risiken und Gegenmaßnahmen | Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung, Maßnahmen | Macht Unsicherheit entscheidbar |
| 10 | Umsetzungsplan | Meilensteine, Dauer, Verantwortliche, Abhängigkeiten | Zeigt Realisierbarkeit |
| 11 | Governance und Tracking | Sponsor, Projektleitung, Reporting, KPI-Rhythmus | Sichert Nutzenrealisierung |
| 12 | Entscheidung | Beantragte Freigabe, Budget, nächste Schritte | Führt zur konkreten Entscheidung |
Wie sieht ein konkretes Zahlenbeispiel für die Vorlage aus?
Das folgende Beispiel zeigt eine interne Prozessautomatisierung im Vertrieb. Es ist vollständig durchgerechnet, damit die Folien nicht bei allgemeinen Nutzenversprechen stehen bleiben.
| Kennzahl | Wert | Annahme |
|---|---|---|
| Einmalige Investition | 180.000 € | Softwareeinführung, Integration, Schulung, Projektteam |
| Jährlicher Bruttonutzen | 260.000 € | Zeitersparnis, weniger manuelle Fehler, schnellere Angebotserstellung |
| Jährliche laufende Kosten | 45.000 € | Lizenzen, Support, kleinere Weiterentwicklung |
| Jährlicher Nettonutzen | 215.000 € | 260.000 € Bruttonutzen minus 45.000 € laufende Kosten |
| Diskontsatz | 8 % | Interner Kalkulationszins für eine 3-Jahres-Betrachtung |
| NPV über 3 Jahre | 374.076 € | Kapitalwert bei 8 % Diskontsatz |
| Payback | 10,0 Monate | 180.000 € geteilt durch 215.000 € mal 12 |
| ROI im ersten Jahr | 19,4 % | 215.000 € Nettonutzen minus 180.000 € Investition, geteilt durch 180.000 € |
Formeln für die Finanzfolie
- Jährlicher Nettonutzen = jährlicher Bruttonutzen minus jährliche laufende Kosten
- Payback in Monaten = einmalige Investition geteilt durch jährlichen Nettonutzen mal 12
- ROI Jahr 1 = jährlicher Nettonutzen minus einmalige Investition, geteilt durch einmalige Investition
- NPV = negative Anfangsinvestition plus Summe der diskontierten jährlichen Nettonutzen
Welche Optionen sollte die Business-Case-Präsentation vergleichen?
Eine entscheidungsreife Vorlage enthält mindestens drei Optionen: nichts tun, eine minimale Verbesserung und die empfohlene Lösung. So vermeidest du, dass die Präsentation wie ein Verkaufspitch wirkt.
| Option | Investition | Jährlicher Nettonutzen | NPV über 3 Jahre bei 8 % | Payback | Bewertung |
|---|---|---|---|---|---|
| Nichts tun | 0 € | -60.000 € | -154.626 € | Keine Amortisation | Verluste und Prozessprobleme bleiben bestehen |
| Basis-Optimierung | 65.000 € | 95.000 € | 179.824 € | 8,2 Monate | Schneller Payback, aber begrenzter strategischer Effekt |
| Automatisierung | 180.000 € | 215.000 € | 374.076 € | 10,0 Monate | Höchster Kapitalwert und beste Skalierbarkeit |
Kopiervorlage für die Empfehlungsfolie
- Empfehlung: Option 3, Automatisierung, zur Freigabe bringen.
- Begründung: 374.076 € NPV über 3 Jahre, 10,0 Monate Payback und klarer Beitrag zu Produktivität und Qualität.
- Entscheidung heute: Budgetfreigabe von 180.000 €, Benennung des Sponsors und Start der Detailplanung.
- Nächster Meilenstein: Lösungsdesign und Lieferantenauswahl innerhalb von 4 Wochen.
Wie werden Risiken und Umsetzungsplan in der Vorlage dargestellt?
Die Risikofolie sollte nicht nur Risiken auflisten, sondern zeigen, ob der Business Case trotz Unsicherheit tragfähig bleibt. Bewerte jedes Risiko mit Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und konkreter Gegenmaßnahme.
| Risiko | Wahrscheinlichkeit | Auswirkung | Gegenmaßnahme |
|---|---|---|---|
| Nutzerakzeptanz bleibt unter 70 % | Mittel | Nutzen sinkt, Payback verschiebt sich | Pilotgruppe, Key-User-Netzwerk, Pflichttraining vor Go-live |
| Integration dauert länger als geplant | Mittel | Projektkosten steigen | Technischer Spike in Woche 2, Architektur-Freigabe vor Build |
| Datenqualität reicht nicht aus | Hoch | Automatisierung erzeugt Fehler | Datenbereinigung als eigener Meilenstein mit Abnahmekriterium |
| Laufende Lizenzkosten steigen | Niedrig | NPV sinkt | 3-Jahres-Preisbindung im Vertrag verhandeln |
Umsetzungsplan in 5 Phasen
| Phase | Dauer | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Design und Lieferantenauswahl | 4 Wochen | Zielarchitektur, Vertrag, Detailplan |
| 2. Konfiguration und Integration | 8 Wochen | Funktionsfähige Lösung im Testsystem |
| 3. Datenbereinigung | 4 Wochen parallel | Bereinigte Stammdaten mit Abnahme |
| 4. Pilot und Training | 4 Wochen | Pilotfeedback, Key-User-Schulung, Go-live-Freigabe |
| 5. Rollout und Nutzenmessung | 8 Wochen | Produktivbetrieb, KPI-Tracking, Benefits Review |
Wie erstelle ich die Präsentation Schritt für Schritt?
Nutze diese Reihenfolge, wenn du die Vorlage direkt befüllen willst. Sie verhindert, dass du zu früh Folien designst, bevor Kosten, Nutzen und Entscheidungspunkt klar sind.
- Schritt 1: Formuliere die Entscheidungsfrage in einem Satz, zum Beispiel „Soll das Unternehmen 180.000 € in Vertriebsautomatisierung investieren?“
- Schritt 2: Sammle Ist-Zahlen, zum Beispiel Prozesskosten, Fehlerquoten, Durchlaufzeiten, manuelle Stunden und aktuelle Opportunitätskosten.
- Schritt 3: Definiere mindestens drei Optionen: nichts tun, kleine Verbesserung, empfohlene Lösung.
- Schritt 4: Berechne Investition, laufende Kosten, jährlichen Brutto- und Nettonutzen je Option.
- Schritt 5: Rechne Payback, ROI und NPV mit denselben Annahmen für alle Optionen.
- Schritt 6: Ergänze Risiken mit Gegenmaßnahmen, nicht nur mit Warnhinweisen.
- Schritt 7: Schreibe die Executive Summary zuletzt, aber platziere sie als Folie 1.
- Schritt 8: Lass AnyGen aus deinen Zahlen eine editierbare Business-Case-Präsentation erzeugen und prüfe anschließend nur noch Annahmen, Tonalität und interne Freigaben.
Kopierfertiger Prompt für AnyGen
Frequently asked questions
Was ist eine business case präsentation vorlage?
Eine business case präsentation vorlage ist eine Folienstruktur, mit der eine Investition oder Initiative begründet wird. Sie zeigt Problem, Ziel, Optionen, Kosten, Nutzen, Risiken, Zeitplan und Entscheidungsempfehlung.
Wie viele Folien braucht eine Business-Case-Präsentation?
Für Managemententscheidungen reichen meist 10 bis 12 Folien. Kürzer fehlt oft der Optionen- oder Finanzteil, länger wird die Entscheidungsvorlage schnell zu operativ.
Welche Kennzahlen gehören in eine Business-Case-Vorlage?
Mindestens Investition, laufende Kosten, jährlicher Nettonutzen, Payback, ROI und NPV. Bei Projekten mit hoher Unsicherheit gehören zusätzlich Sensitivitäten oder Risikoszenarien dazu.
Soll die Option „nichts tun“ in die Präsentation?
Ja. Die Option „nichts tun“ ist wichtig, weil sie die Kosten des Nicht-Handelns sichtbar macht und zeigt, dass die empfohlene Lösung gegen echte Alternativen geprüft wurde.
Kann AnyGen aus meinen Zahlen eine Business-Case-Präsentation erstellen?
Ja. AnyGen hilft besonders dann, wenn Problem, Optionen, Zahlen und Risiken bereits vorliegen. Daraus kann es eine strukturierte, editierbare Präsentation mit Executive Summary, Finanzfolien und Entscheidungsempfehlung erzeugen.